אפליקציית גוגל דרייב היא אחד הכלים השימושיים ביותר שגוגל מציעה למשתמשיה. עם יותר ממיליארד משתמשים ברחבי העולם, רבים מאיתנו משתמשים בה מדי יום לאחסון ושיתוף קבצים. אך האם אתם באמת מנצלים את מלוא הפוטנציאל של האפליקציה? במאמר זה נחשוף בפניכם 10 טריקים מתקדמים שרוב המשתמשים אינם מכירים, ושיכולים לשדרג משמעותית את חווית השימוש שלכם.
1. חיפוש מתקדם בתוך קבצים
רבים לא יודעים שאפשר לחפש לא רק לפי שמות קבצים, אלא גם בתוך תוכן המסמכים. נסו להשתמש בפקודות חיפוש מתקדמות כמו "type:pdf" כדי לחפש רק קבצי PDF, או "owner:[email protected]" כדי למצוא קבצים ששותפו איתכם על ידי אדם מסוים.
2. עריכה מקוונת של קבצי PDF
טריק שמעטים מכירים הוא היכולת לערוך קבצי PDF ישירות בדרייב. לחצו על הקובץ עם הכפתור הימני, בחרו "פתח באמצעות" ואז "Google Docs". המערכת תמיר את ה-PDF למסמך שניתן לערוך!
3. גיבוי אוטומטי של תמונות מהסמארטפון
הגדירו את אפליקציית גוגל דרייב לגבות באופן אוטומטי את כל התמונות והסרטונים מהטלפון. לכו להגדרות האפליקציה, בחרו "גיבוי והסנכרון" והפעילו את האפשרות. כך תוכלו להיות רגועים שהזיכרונות היקרים שלכם מגובים בענן.
4. עבודה ללא חיבור לאינטרנט
אפשר לעבוד על קבצים גם כשאין חיבור לאינטרנט! סמנו קבצים חשובים כ"זמינים במצב לא מקוון" על ידי לחיצה ימנית ובחירת האפשרות המתאימה. השינויים יסונכרנו אוטומטית כשתתחברו שוב לרשת.
5. שחזור גרסאות קודמות של קבצים
עשיתם שינויים במסמך ואתם מתחרטים? גוגל דרייב שומר היסטוריה של כל השינויים במשך 30 יום (ויותר עם חשבון G Suite). לחצו על הקובץ עם הכפתור הימני, בחרו "נהל גרסאות" וכך תוכלו לשחזר גרסאות קודמות.
6. המרת קבצים בקליק
האם ידעתם שאפשר להמיר קבצים בין פורמטים שונים בקלות? למשל, אפשר להמיר קובץ Word ל-Google Docs ולהיפך. פשוט לחצו על הקובץ עם הכפתור הימני ובחרו "פתח באמצעות" ואז את הפורמט הרצוי.
7. שיתוף קבצים עם הגבלות זמן
כשאתם משתפים קובץ, אפשר להגדיר תאריך תפוגה לשיתוף. כך למשל, אם שיתפתם מסמך עם לקוח לפרויקט זמני, השיתוף יפסיק לעבוד אוטומטית אחרי התאריך שהגדרתם. לחצו על "שתף", ואז על אייקון השעון ליד המשתמש שאיתו אתם משתפים.
8. סריקת מסמכים ישירות לדרייב
באמצעות אפליקציית גוגל דרייב לנייד, אפשר לסרוק מסמכים ישירות לחשבון שלכם. לחצו על סמל ה-"+" ובחרו "סריקה". האפליקציה תשתמש במצלמת הטלפון כסורק, ואפילו תיישר את המסמך אוטומטית!
9. זיהוי טקסט בתמונות (OCR)
אם העליתם תמונה שמכילה טקסט, גוגל דרייב יכול לזהות את הטקסט באופן אוטומטי ולהפוך אותו לטקסט שניתן לחיפוש. כפי שציין יריב גולן במאמרו, זו יכולה להיות תכונה משנה חיים עבור עובדים שמתמודדים עם כמויות גדולות של מסמכים סרוקים.
10. קיצורי מקלדת לעבודה יעילה
לימדו את קיצורי המקלדת של גוגל דרייב כדי לעבוד הרבה יותר מהר. למשל, Shift+N ליצירת תיקייה חדשה, Ctrl+/ להצגת כל קיצורי המקלדת הזמינים, או Ctrl+Enter כדי לשתף את הקובץ הנוכחי.
שימוש בטריקים אלה יכול לחסוך לכם זמן רב ולהפוך את העבודה עם גוגל דרייב לנוחה ויעילה הרבה יותר. נסו אותם כבר היום וגלו כיצד אפליקציה שאתם משתמשים בה יומיום יכולה להציע לכם עוד יותר ממה שחשבתם!
אם יש לכם טריקים נוספים שאתם משתמשים בהם בגוגל דרייב, נשמח אם תשתפו אותם בתגובות. יחד נוכל להפוך את חווית השימוש בכלי זה למושלמת עוד יותר.
